Nel contesto produttivo e tecnico di ancora molte aziende, la gestione e l'archiviazione documentale sono spesso problemi sottovalutati. File archiviati in più cartelle, versioni duplicate, documenti tecnici salvati su desktop o chiavette USB: tutto questo genera confusione, rallenta i processi e aumenta il rischio di errori operativi.
La causa? Un sistema documentale frammentato, non strutturato, spesso affidato a gestioni “personali” che si tramandano per abitudine, ma non garantiscono efficienza né controllo.
Perché un'archiviazione documentale disordinata è un problema
Qualsiasi azienda è tenuta a produrre documenti per ragioni operative, fiscali e strategiche. La mancanza di una gestione accurata può essere motivo di problemi in diversi reparti.
Ad esempio:
- Non sapere dove trovare l’ultima versione di un disegno tecnico significa fermare una produzione.
- Una commessa avviata con specifiche obsolete comporta rilavorazioni, costi, ritardi.
- Un audit sulla qualità può risultare critico se la documentazione richiesta non è tracciabile o centralizzata.
- Il passaggio di consegne tra personale (ferie, turnover) può diventare un rischio se la conoscenza è “nella testa” di chi lavora sui file.
La soluzione: una piattaforma documentale evoluta
Ecco dove entra in gioco ARXivar, la piattaforma per la gestione dei documenti che permette di centralizzare tutte le informazioni aziendali in un unico ambiente digitale e di organizzare al meglio file e cartelle.
Con ARXivar, l’azienda può:
- Archiviare e classificare automaticamente ogni documento digitale secondo criteri chiari (progetto, cliente, area geografica, fornitore, reparto, macchina…).
- Garantire accesso controllato per ogni utente, gestendo la riservatezza tramite livelli di accesso configurabili, evitando che chiunque modifichi file critici.
- Tracciare ogni modifica o visualizzazione, per avere audit-trail certificato. La piattaforma registra infatti tutte le attività eseguite su un documento: quando avvenute e da chi realizzate, ad esempio.
- Collegare e relazionare tutte le varie tipologie di documenti, ad esempio disegni, distinte base, verbali di collaudo, manuali e altri allegati tecnici alla commessa o ordine di produzione.
- Cercare qualsiasi documento in pochi secondi, con ricerche intelligenti anche all’interno dei contenuti.
Con Esox, le competenze per utilizzare il software al meglio.
ARXivar è un software potente per la gestione e l'archiviazione documentale, ma come ogni sistema complesso dà il meglio quando risponde alle esigenze reali dell’azienda. Qui entriamo in gioco noi, Esox, la software house specializzata in soluzioni gestionali destinate alle PMI, e in soluzioni di gestione e archiviazione documentale applicabili ad aziende di tutti i settori.
Conosciamo da vicino le dinamiche di produzione, i flussi informativi tra ufficio tecnico e reparto, le esigenze di qualità e certificazione. Il nostro compito non è solo installare ARXivar, ma tradurre la operatività quotidiana in un sistema strutturato e sostenibile nel tempo. E soprattutto garantire un'assistenza in prima persona e tempestiva per utilizzare al meglio il software e con le funzioni che davvero servono.
Perché introdurre in azienda un sistema di archiviazione documentale?
- Quando non si ha una mappa chiara della documentazione tecnica.
- Quando i disegni vengono stampati per sicurezza “nel dubbio”.
- Quando si cerca un file e si sa che... è salvato “da qualche parte”.
- Quando si ha bisogno di risposte veloci per il cliente o per l’audit.
In presenza di una di queste situazioni, è il momento giusto per adottare un sistema di archiviazione documenti e di gestione dei flussi informativi ad essi associati. Vuoi vedere come possiamo fornirti strumenti e competenze per l'archiviazione documentale della tua azienda? Parlaci del tuo processo oggi stesso: chiamaci.