La gestione digitale DDT sta trasformando la gestione documentale nel settore della logistica. Grazie alla forma elettronica, i DDT digitali semplificano i flussi di lavoro, aumentano l’efficienza operativa, migliorano la tracciabilità delle spedizioni e consentono un notevole risparmio di tempo e costi.
Cos'è un DDT
Il DDT, o Documento di Trasporto, è un documento che accompagna la spedizione di beni o servizi da un mittente a un destinatario.
In passato, i DDT venivano emessi su carta e distribuiti in copie multiple a tutte le parti coinvolte nel processo di trasporto e consegna. Con l’evoluzione delle tecnologie digitali, però, l’uso dei DDT in formato elettronico è diventato sempre più diffuso.
I vantaggi del DDT digitale
Il DDT digitale è l’equivalente elettronico del documento di trasporto tradizionale, che contiene le informazioni necessarie per la consegna di merci o servizi. Viene generato, firmato e conservato in formato digitale, eliminando il bisogno di supporti cartacei. Oltre a semplificare la gestione, ha valore probatorio e validità ai fini fiscali, garantendo conformità normativa. La digitalizzazione del DDT è parte integrante della gestione digitale del ciclo dell’ordine, collocandosi tra l’ordine d’acquisto e la fattura.
Gestione digitale DDT totale con ARXivar
Un esempio pratico ed efficiente del ciclo dell'ordine con DDT elettronici
EMITTENTE • Predisposizione trasferimento di merci • Inserimento a sistema delle informazioni ed elaborazione DDT digitale • Dematerializzazione Documento di Trasporto (fruibile da portale web/tablet): Il DDT non “viaggia” più in formato cartaceo, ma viene emesso in formato elettronico prima della consegna della merce • Conservazione digitale del DDT con firma grafometrica
TRASPORTATORE • Firma Grafometrica DDT da Tablet • Trasporto merce e trasmissione in formato digitale del DDT
I vantaggi della gestione digitale DDT
Velocizzazione spedizione della merce I DDT digitali consentono un flusso di lavoro più rapido ed efficiente. Con il DDT cartaceo basta un inconveniente di poco conto come la rottura di una stampante o l’esaurimento di un toner di inchiostro per inceppare il processo di stampa delle bolle.
Riduzione utilizzo di carta Riduzione dei costi di stampa, con migliaia e migliaia di pagine stampate in meno al giorno. Meno alberi vengono abbattuti per produrre carta e viene ridotta l’emissione di CO2 associata al trasporto dei documenti fisici.
Processi aziendali snelli Con il ciclo dell’ordine digitalizzato, le informazioni possono essere inserite elettronicamente e condivise con facilità tra i diversi attori coinvolti nella catena di distribuzione, come fornitori, trasportatori e destinatari. Ciò riduce il rischio di errori di trascrizione e velocizza l’elaborazione delle informazioni.
Tracciabilità migliorata Con il documento di trasporto digitale, è possibile tenere traccia dell’intero ciclo di vita di un documento, dalla generazione alla consegna. Le informazioni possono essere facilmente accessibili e consultabili in qualsiasi momento, consentendo un maggiore controllo e monitoraggio delle spedizioni.
Conservazione a norma L’adozione dei ddt digitali e di sistemi di gestione documentale come ARXivar, può semplificare il processo di conservazione, consentendo di archiviare i DDT in modo sicuro e organizzato, facilitando anche la consultazione in caso di necessità.
ARX-eSigN: la firma nella gestione digitale DDT ARX-eSigN è la soluzione di firma elettronica che permette di gestire la firma del DDT in partenza garantendo la conservazione a norma.
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