Capita in ogni settore: un piccolo errore su un documento cruciale può trasformarsi in un problema enorme. Pensaci bene: rilavorazioni, ritardi nelle consegne, sprechi di risorse, e clienti insoddisfatti. Spesso, la causa è incredibilmente semplice eppure devastante: qualcuno ha utilizzato la versione sbagliata del file.
Succede molto più spesso di quanto si creda. E il motivo è quasi sempre lo stesso: documenti salvati in cartelle condivise disordinate, modifiche manuali non tracciate, e l'assenza di un controllo versioni efficace. In poche parole: disorganizzazione nella gestione documentale.
La soluzione: un software di gestione documentale che archivia, organizza, gestisce e conserva documenti e informazioni aziendali in un unico repository digitale.
Il problema: modifiche non gestite, versioni sovrapposte
Molte aziende operano ad esempio su progetti tecnici in continua evoluzione: file CAD, distinte base, cicli di lavoro, schede tecniche, manuali macchina. I documenti passano di mano in mano tra ufficio tecnico, produzione, qualità, fornitori.
Senza un sistema di gestione documentale, tutto si riduce a una serie di salvataggi locali, con attribuzioni di nomi file personalizzate e non standardizzate che generano confusione in fase di ricerca o di recupero.
Il risultato?
Uso di versioni obsolete in produzione
Modifiche non autorizzate
Nessun tracciamento di chi ha fatto cosa
Difficoltà nel recuperare la cronologia
La soluzione: software documentale per gestione versioni e flussi di approvazione
Con ARXivar, il software per la gestione documenti, ogni file, di qualsiasi tipo, entra in un sistema tracciato, controllato e sicuro.
Versioning automatico e tracciabile
In ARXivar, ogni modifica a un documento genera automaticamente una nuova versione, con data, autore e motivo del cambiamento. Nessuno sovrascrive nulla. Tutto viene registrato e mantenuto in cronologia. Se serve, puoi tornare a una versione precedente o confrontarle.
Workflow di revisione e approvazione
ARXivar permette di creare flussi di approvazione (Workflow) personalizzati per ogni tipo di documento.
Ad esempio:
- Il file viene modificato dall’ufficio preposto.
- Passa in approvazione al responsabile di area.
- Solo dopo l’ok entra in produzione o viene inviato al cliente.
Tutto è tracciato, senza email o fogli stampati. E nessuno può usare una versione non approvata.
Collegamento tra documenti e commesse
Ogni file può essere associato alla commessa, alla macchina o al cliente. Questo permette di recuperare velocemente l’intero set documentale di un progetto e garantisce che ogni modifica resti contestualizzata.
Controllo accessi e notifiche
ARXivar consente di definire chi può vedere o modificare ogni documento, evitando errori accidentali e accessi non autorizzati. E invia notifiche automatiche quando un file viene aggiornato, approvato o deve essere revisionato.
Vantaggi veri per la tua azienda
Con un efficiente e completo programma che gestisce file e documenti hai vantaggi concreti per la tua azienda.
Ad esempio:
- Riduzione drastica degli errori in produzione dovuti a file errati
- Tempi di ricerca dei documenti notevolmente ridotti
- Stop alla circolazione incontrollata di qualsiasi file via email o chiavette
- Maggiore efficienza nei rapporti con clienti e fornitori
- Audit più semplici e sempre sotto controllo
Potenzia il tuo software documentale con Esox: formiamo e assistiamo.
Se oggi gestisci i tuoi file con cartelle di rete o archivi locali, stai correndo un rischio. Il software documentale ARXivar ti permette di eliminare ogni incertezza sulle versioni, aumentare il controllo interno e dare maggiore solidità al tuo processo produttivo. Non è un semplice archivio digitale, ma uno strumento operativo che aiuta ogni reparto – tecnico, produttivo, commerciale – a lavorare meglio. Ma perché sia davvero così, Esox ti supporta in ogni fase, dall’analisi dei processi in uso alla rimappatura degli stessi, fornendo competenze con corso di formazione e assistenza post-vendita.
Utilizza il software nel modo migliore, capitalizza il tuo investimento con noi, e vedrai come può cambiare davvero il tuo modo di gestire i file.
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