In ogni azienda metalmeccanica, la gestione documentale non riguarda solo l’archiviazione o la ricerca rapida. C’è un aspetto critico, spesso sottovalutato: chi può accedere a cosa e quando.
In ambienti dove coesistono reparti produttivi, uffici tecnici e funzioni direzionali, garantire che ogni file sia accessibile solo da utenti autorizzati è fondamentale per:
- Evitare errori operativi dovuti a documenti non aggiornati (es. uso di versioni obsolete in produzione)
- Proteggere la proprietà intellettuale e i progetti riservati
- Rispettare normative e standard ISO (es. ISO 9001, ISO 27001)
- Rendere più semplici e sicuri controlli interni e audit esterni
Perché la gestione dei permessi è strategica nel metalmeccanico
Pensiamo a un disegno tecnico revisionato dall’ufficio tecnico: se in officina arriva la versione sbagliata, la produzione rischia gravi errori, con impatti su tempi, costi, qualità e sicurezza.
Oppure immaginiamo un progetto R&D consultabile da personale non autorizzato: il rischio di fuga di informazioni sensibili è concreto.
Per evitare tutto questo, occorre strutturare ruoli e permessi in modo preciso, automatico e coerente. Con ARXivar lo puoi fare.
ARXivar: gestione intelligente di permessi, ruoli e visibilità
ARXivar permette di definire con grande flessibilità chi può accedere, modificare o solo visualizzare ogni documento, in base a:
- Reparto o funzione aziendale (es. solo progettisti per tavole CAD)
- Profilo utente o ruolo (es. caporeparto senza accesso a documenti commerciali)
- Stato del documento (es. file in revisione non visibili in produzione)
- Classificazioni/tag (es. documenti “riservati” visibili solo a R&D o direzione)
Ogni permesso può essere automatizzato tramite workflow, riducendo il margine di errore umano e garantendo coerenza anche in archivi molto estesi.
Formazione personalizzata: ogni reparto lavora meglio
Chi lavora in produzione ha bisogno di consultare documenti operativi aggiornati, senza rischiare modifiche involontarie.
L’ufficio tecnico, invece, necessita di strumenti evoluti per revisionare, commentare, validare e condividere.
Con Esox Solution, ricevi supporto e formazione personalizzata:
- Operatori in officina: accesso semplificato e in sola lettura a documenti approvati
- Progettisti e tecnici: piena operatività su documenti in revisione, con tracciabilità completa
- Direzione e controllo qualità: visione completa per approvazioni, audit e controllo processi
Ogni utente visualizza solo ciò che serve, nella versione corretta, al momento giusto.
Sicurezza e conformità: tutto sotto controllo
La gestione dei permessi non riguarda solo l’efficienza: è anche una garanzia per la sicurezza dei dati, la riservatezza dei progetti e la conformità alle normative.
Con ARXivar puoi:
Dimostrare, in caso di audit, la corretta gestione dei flussi informativi aziendali
Tracciare chi ha avuto accesso a ogni documento, quando e con quali autorizzazioni
Storicitizzare ogni modifica
Esox ti affianca nella configurazione dei permessi
La corretta gestione dei permessi non si improvvisa. Con Esox Solution, hai al tuo fianco un partner esperto che conosce a fondo le esigenze delle aziende metalmeccaniche. Ti aiutiamo a:
- Configurare permessi e ruoli coerenti con la tua organizzazione
- Automatizzare l’intero processo di assegnazione
- Formare il personale all’utilizzo corretto di ARXivar
- Monitorare accessi, versioni e autorizzazioni in tempo reale
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