Ogni reparto aziendale ha il suo linguaggio. Ad esempio, l’ufficio tecnico lavora in DWG, la produzione riceve PDF, la logistica lavora su Excel, l’amministrazione con PDF firmati, il commerciale gira con preventivi Word. E il risultato? Un archivio destrutturato, frammentato, spesso poco controllabile.

La vera sfida oggi non è solo archiviare, ma gestire in modo efficiente formati eterogenei, tenendo sotto controllo versioni, flussi approvativi e accessi.

È qui che entra in gioco il software che proponiamo, ARXivar, il sistema documentale capace di orchestrare l’intero patrimonio digitale dell’impresa metalmeccanica, indipendentemente dal formato file.

Il problema: gestione separata dei documenti e perdita di controllo

Nelle aziende che non utilizzano un sistema documentale evoluto, la gestione dei file è spesso distribuita su:

• cartelle condivise (con nomi file non standardizzati),
• email non tracciabili con allegati diversi,
• salvataggi locali su PC e chiavette USB,
• condivisioni temporanee su cloud non aziendali.

Tutto questo genera rischi operativi importanti:

• l’ufficio tecnico usa un file non aggiornato
• la produzione stampa un PDF obsoleto
• il commerciale invia al cliente una versione non definitiva o non aggiornata di un’offerta.

Nessuno sa chi ha modificato cosa.

La soluzione: gestione multiformato nativa in ARXivar

ARXivar è un Document Management System progettato per aziende che lavorano con formati diversi e hanno bisogno di ordine, tracciabilità e automazione.

Ecco come gestisce nativamente i file eterogenei.

Un sistema documentale con archiviazione centralizzata con metadata

Ogni file, nel formato originale, viene classificato automaticamente in base al tipo documento (ordine di acquisto/vendita, disegno tecnico, distinta base, offerta, ecc.) e arricchito con metadati, definiti in fase di modellazione del sistema: ad esempio, numero commessa, codice cliente, stato approvazione, revisione, ecc.
Questo consente ricerche avanzate indipendenti dal formato: puoi trovare ogni file, indipendentemente dal tipo (.PDF, .doc, .txt, ecc.), anche se utilizzi una stringa di ricerca che contiene il cliente, la data o qualsiasi elemento utilizzato per la sua classificazione

Gestione versioni e revisioni su ogni formato

Con ARXivar ogni documento ha una cronologia delle modifiche, visibile e ripristinabile in qualsiasi momento. Che si tratti di un PDF di produzione, un DWG o un file Excel, tutte le versioni sono tracciate con utente, data, commenti, evitando confusione tra file "finale", "ok definitivo", "REV.2" e simili.

Visualizzazione e annotazione integrata

Molti formati, possono essere visualizzati direttamente nel sistema, senza dover installare software esterni. ARXivar consente anche l’annotazione dei documenti (es. firme, note, evidenziazioni) mantenendo il file originale integro.

Workflow documentale unificato

Indipendentemente dal formato, ogni documento può essere gestito in workflow automatizzati.

Ecco alcuni esempi:

• Un DWG modificato passa in approvazione → notifica al responsabile tecnico
• Un PDF con offerta commerciale viene validato → parte l’invio al cliente
• Un file Excel con distinta base approvata → viene archiviato nella commessa

Integrazione con software aziendali

ARXivar può integrarsi con gli altri software in uso dell’azienda, come ad esempio ERP e gestionali aziendali, CRM, HCM/HRIS, PM, software CAD, sincronizzando i documenti, i dati strutturati e i flussi operativi, senza duplicare le informazioni.

Un sistema documentale vantaggioso per ogni tipo di azienda. Chiedi ad Esox.

Proponiamo un sistema di gestione documentale che assicura più efficienza in azienda perché garantisce:

• un solo punto d’accesso per tutti i documenti aziendali,
• gestione strutturata e sicura anche di formati complessi,
• eliminazione di versioni non controllate,
• riduzione degli errori in produzione dovuti a documenti obsoleti,
• automazione di processi approvativi e interni,
• tracciabilità completa di ogni modifica o condivisione.

Nella tua azienda, la coesistenza di formati diversi non sarà più un problema. Con il software che proponiamo, i file di qualsiasi formato, dati macchina e manuali convivono nello stesso sistema, seguono regole chiare e possono essere gestiti in modo efficiente, sicuro e condiviso.

Come ottenere il massimo dal tuo sistema documentale?

Se oggi gestisci ancora i tuoi file “per cartelle”, ARXivar può rivoluzionare il tuo modo di lavorare. Ma conoscere a fondo un software richiede una "spinta" formativa completa, quella che Esox concorda con i suoi clienti, oltre a una assistenza reale nel tempo e in prima persona.

Contattaci per maggiori informazioni, e vedrai come la gestione documentale multiformato può diventare un vantaggio competitivo.

Capita in ogni settore: un piccolo errore su un documento cruciale può trasformarsi in un problema enorme. Pensaci bene: rilavorazioni, ritardi nelle consegne, sprechi di risorse, e clienti insoddisfatti. Spesso, la causa è incredibilmente semplice eppure devastante: qualcuno ha utilizzato la versione sbagliata del file.

Succede molto più spesso di quanto si creda. E il motivo è quasi sempre lo stesso: documenti salvati in cartelle condivise disordinate, modifiche manuali non tracciate, e l'assenza di un controllo versioni efficace. In poche parole: disorganizzazione nella gestione documentale.

La soluzione: un software di gestione documentale che archivia, organizza, gestisce e conserva documenti e informazioni aziendali in un unico repository digitale.

Il problema: modifiche non gestite, versioni sovrapposte

Molte aziende operano ad esempio su progetti tecnici in continua evoluzione: file CAD, distinte base, cicli di lavoro, schede tecniche, manuali macchina. I documenti passano di mano in mano tra ufficio tecnico, produzione, qualità, fornitori.

Senza un sistema di gestione documentale, tutto si riduce a una serie di salvataggi locali, con attribuzioni di nomi file personalizzate e non standardizzate che generano confusione in fase di ricerca o di recupero.

Il risultato?

Uso di versioni obsolete in produzione

Modifiche non autorizzate

Nessun tracciamento di chi ha fatto cosa

Difficoltà nel recuperare la cronologia

La soluzione: software documentale per gestione versioni e flussi di approvazione

Con ARXivar, il software per la gestione documenti, ogni file, di qualsiasi tipo, entra in un sistema tracciato, controllato e sicuro.

Versioning automatico e tracciabile

In ARXivar, ogni modifica a un documento genera automaticamente una nuova versione, con data, autore e motivo del cambiamento. Nessuno sovrascrive nulla. Tutto viene registrato e mantenuto in cronologia. Se serve, puoi tornare a una versione precedente o confrontarle.

Workflow di revisione e approvazione

ARXivar permette di creare flussi di approvazione (Workflow) personalizzati per ogni tipo di documento.

Ad esempio:

1. Il file viene modificato dall’ufficio preposto.
2. Passa in approvazione al responsabile di area.
3. Solo dopo l’ok entra in produzione o viene inviato al cliente.

Tutto è tracciato, senza email o fogli stampati. E nessuno può usare una versione non approvata.

Collegamento tra documenti e commesse

Ogni file può essere associato alla commessa, alla macchina o al cliente. Questo permette di recuperare velocemente l’intero set documentale di un progetto e garantisce che ogni modifica resti contestualizzata.

Controllo accessi e notifiche

ARXivar consente di definire chi può vedere o modificare ogni documento, evitando errori accidentali e accessi non autorizzati. E invia notifiche automatiche quando un file viene aggiornato, approvato o deve essere revisionato.

Vantaggi veri per la tua azienda

Con un efficiente e completo programma che gestisce file e documenti hai vantaggi concreti per la tua azienda.

Ad esempio:

• Riduzione drastica degli errori in produzione dovuti a file errati
• Tempi di ricerca dei documenti notevolmente ridotti
• Stop alla circolazione incontrollata di qualsiasi file via email o chiavette
• Maggiore efficienza nei rapporti con clienti e fornitori
• Audit più semplici e sempre sotto controllo

Potenzia il tuo software documentale con Esox: formiamo e assistiamo.

Se oggi gestisci i tuoi file con cartelle di rete o archivi locali, stai correndo un rischio. Il software documentale ARXivar ti permette di eliminare ogni incertezza sulle versioni, aumentare il controllo interno e dare maggiore solidità al tuo processo produttivo. Non è un semplice archivio digitale, ma uno strumento operativo che aiuta ogni reparto – tecnico, produttivo, commerciale – a lavorare meglio. Ma perché sia davvero così, Esox ti supporta in ogni fase, dall’analisi dei processi in uso alla rimappatura degli stessi, fornendo competenze con corso di formazione e assistenza post-vendita.

Utilizza il software nel modo migliore, capitalizza il tuo investimento con noi, e vedrai come può cambiare davvero il tuo modo di gestire i file.

Contattaci

Nel contesto produttivo e tecnico di ancora molte aziende, la gestione e l'archiviazione documentale sono spesso problemi sottovalutati. File archiviati in più cartelle, versioni duplicate, documenti tecnici salvati su desktop o chiavette USB: tutto questo genera confusione, rallenta i processi e aumenta il rischio di errori operativi.

La causa? Un sistema documentale frammentato, non strutturato, spesso affidato a gestioni “personali” che si tramandano per abitudine, ma non garantiscono efficienza né controllo.

Perché un'archiviazione documentale disordinata è un problema

Qualsiasi azienda è tenuta a produrre documenti per ragioni operative, fiscali e strategiche. La mancanza di una gestione accurata può essere motivo di problemi in diversi reparti.

Ad esempio:

• Non sapere dove trovare l’ultima versione di un disegno tecnico significa fermare una produzione.
• Una commessa avviata con specifiche obsolete comporta rilavorazioni, costi, ritardi.
• Un audit sulla qualità può risultare critico se la documentazione richiesta non è tracciabile o centralizzata.
• Il passaggio di consegne tra personale (ferie, turnover) può diventare un rischio se la conoscenza è “nella testa” di chi lavora sui file.

La soluzione: una piattaforma documentale evoluta

Ecco dove entra in gioco ARXivar, la piattaforma per la gestione dei documenti che permette di centralizzare tutte le informazioni aziendali in un unico ambiente digitale e di organizzare al meglio file e cartelle.

Con ARXivar, l’azienda può:

• Archiviare e classificare automaticamente ogni documento digitale secondo criteri chiari (progetto, cliente, area geografica, fornitore, reparto, macchina…).
• Garantire accesso controllato per ogni utente, gestendo la riservatezza tramite livelli di accesso configurabili, evitando che chiunque modifichi file critici.
• Tracciare ogni modifica o visualizzazione, per avere audit-trail certificato. La piattaforma registra infatti tutte le attività eseguite su un documento: quando avvenute e da chi realizzate, ad esempio.
• Collegare e relazionare tutte le varie tipologie di documenti, ad esempio disegni, distinte base, verbali di collaudo, manuali e altri allegati tecnici alla commessa o ordine di produzione.
• Cercare qualsiasi documento in pochi secondi, con ricerche intelligenti anche all’interno dei contenuti.

Con Esox, le competenze per utilizzare il software al meglio.

ARXivar è un software potente per la gestione e l'archiviazione documentale, ma come ogni sistema complesso dà il meglio quando risponde alle esigenze reali dell’azienda. Qui entriamo in gioco noi, Esox, la software house specializzata in soluzioni gestionali destinate alle PMI, e in soluzioni di gestione e archiviazione documentale applicabili ad aziende di tutti i settori.

Conosciamo da vicino le dinamiche di produzione, i flussi informativi tra ufficio tecnico e reparto, le esigenze di qualità e certificazione. Il nostro compito non è solo installare ARXivar, ma tradurre la operatività quotidiana in un sistema strutturato e sostenibile nel tempo. E soprattutto garantire un'assistenza in prima persona e tempestiva per utilizzare al meglio il software e con le funzioni che davvero servono.

Perché introdurre in azienda un sistema di archiviazione documentale?

• Quando non si ha una mappa chiara della documentazione tecnica.
• Quando i disegni vengono stampati per sicurezza “nel dubbio”.
• Quando si cerca un file e si sa che... è salvato “da qualche parte”.
• Quando si ha bisogno di risposte veloci per il cliente o per l’audit.

In presenza di una di queste situazioni, è il momento giusto per adottare un sistema di archiviazione documenti e di gestione dei flussi informativi ad essi associati. Vuoi vedere come possiamo fornirti strumenti e competenze per l'archiviazione documentale della tua azienda? Parlaci del tuo processo oggi stesso: chiamaci.

Tecnologia e persone al servizio delle PMI italiane

Siamo online con il nuovo sito di Esox Solution, pensato per raccontare davvero chi siamo: una software house italiana con una vocazione chiara e radicata. Da sempre sviluppiamo soluzioni software su misura, con un approccio pratico, orientato al risultato e profondamente connesso con il mondo produttivo delle PMI.

Il nostro DNA è fatto di ascolto, reattività e presenza costante. Lavoriamo fianco a fianco con chi ogni giorno affronta le sfide della realtà produttiva, costruendo relazioni autentiche e durature.

In un mercato dominato da grandi gruppi e risposte impersonali, scegliamo un’altra strada: al centro mettiamo le relazioni umane. Il nostro servizio clienti non è un reparto isolato, ma l’estensione diretta del nostro impegno quotidiano. Rispondiamo, ascoltiamo, interveniamo – sempre con una persona reale, con la velocità che serve a chi è sul campo, con la competenza e il rispetto che ogni cliente merita.

Le nostre soluzioni software riflettono questa filosofia: concretezza e personalizzazione.

Per il settore metalmeccanico e manifatturiero, proponiamo Silver Lake Enterprise, un ERP completo e modulare, affiancato dalla sua Suite verticale progettata per rispondere alle esigenze gestionali, produttive e logistiche delle nostre piccole e medie imprese.

Per esigenze più trasversali, offriamo ARXivar, la piattaforma italiana per la gestione documentale, la digitalizzazione dei processi e l’automazione dei workflow. Uno strumento flessibile ed evoluto, pensato per migliorare l’efficienza operativa in qualsiasi contesto organizzativo.

Il nuovo sito è pensato per chi vive ogni giorno il legame tra software e operatività, dove la tecnologia non è fine a sé stessa, ma uno strumento concreto al servizio delle persone.

Perché per noi innovare significa migliorare la realtà di chi lavora, non semplicemente introdurre qualcosa di nuovo.

Scopri il nostro approccio, le nostre soluzioni e ciò che davvero fa la differenza. Anche quello che un software da solo non può dire, ma che ogni giorno cambia il modo di lavorare nella realtà produttiva.

Esox Solution è lieta di annunciare la nuova partnership siglata con Able Tech, software house italiana specializzata nella ricerca e sviluppo di soluzioni informatiche per la gestione delle informazioni e dei processi aziendali. 

Able Tech è una software house italiana con 21 anni di attività, 150 persone di cui il 70% dedicate a ricerca & sviluppo, consulenza e assistenza e 4.000 clienti ARXivar e 55.000 clienti IX.
Una fabbrica di tecnologia a supporto della digitalizzazione delle aziende.

Software di gestione dei processi aziendali

Piattaforma low code ad utenti illimitati per la gestione delle informazioni e dei processi aziendali

Siamo entusiasti del lancio della nostra partnership con Able Tech

Maurizio Anselmi, CEO Esox Solution

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